专家答疑：在ERP系统中确保销售订单准确性

若销售订单有错，如订单数量或者订单价格有问题的话，则会造成一系列的连锁反应。计划模块、采购模块、生产模块、库存模块等等都会受到牵连。而且最要命的是，很哪进行调整。所以，在ERP系统使用过程中，应该千方百计保障销售订单的准确性。

若销售订单有错，如订单数量或者订单价格有问题的话，则会造成一系列的连锁反应。计划模块、采购模块、生产模块、库存模块等等都会受到牵连。而且最要命的是，很哪进行调整。所以，在ERP系统使用过程中，应该千方百计保障销售订单的准确性。

　　在ERP系统中，也有不少的措施，来保障销售订单的准确率。

　　一：产品基础价格表与客户价格、报价单价格共同管理价格。

　　在ERP系统中，有三个地方存储着产品的价格，分别为基础价格表、客户价格表与客户报价单。为了提高价格的准确性，这三份价格表之间有着严格的 依赖关系。如当销售员建立销售订单时，首先系统会去查询报价单，若系统判断以前业务人员给过这个客户下过这个产品的报价单的话，则系统直接引用报价单中的 价格。若没有报价单，则系统会去寻找在客户价格表中，是否存在着这个产品。若产品与客户信息存在，则就会采用客户价格表中的价格。若都不存在的话，则销售 订单上默认的价格就为产品的基础价格表。

　　ERP就是通过这种方式，来确保销售订单价格的准确无误。

　　这里要特别强调的是，客户基础价格表的重要性。在客户基础价格表中，存储着客户与产品信息。也就是说，企业某个产品可能会卖给不同的客户，而且 价格也有所不同。此时，在管理的时候可能会张冠李戴。为了杜绝这种情况，ERP系统设计了客户产品价格表。系统利用客户ID与产品ID两个关键字来共同确 定产品的价格。这就可以保证，哪个客户就给哪个价格。而杜绝了张冠李戴情况的发生。

　　二：客户信息是否审核。

　　在ERP系统中，客户有不同的状态，如审核中、正常交易、信用额度超额、禁止交易、活跃等等。为了保障交易记录的完整性，即时客户倒闭了，在系统中也要保留这方面的信息。系统就是根据客户的状态，来判断是否允许销售人员对客户进行下单。

　　审核中表示这个客户的合法性或者其他内容正在审核。通常情况下，企业一个新客户往往需要销售总监或者总经理确认后才能够交易。出于审核中的客户，只能够下报价单，而不能够下销售订单等实质性交易单据。

　　有时候，若客户货款不及时等原因，企业会终止跟这个客户进行交易。但是，由于种种原因，我们不会把这个客户删除。如这个客户可能还有应收帐款未 结或者以后还可能交易等原因，用户就可以把这个客户的状态改为“禁止交易”。这个状态的客户，企业用户是不能够再开销售订单的。否则的话，在订单保存或者 审核的时候，会提示错误信息。这里要注意一点，当订单开立后，没审核之前把这个客户的状态改为“禁止交易”，则系统也往往会审核失败。这主要是因为在单据 保存与订单审核的过程中，都会去判断客户的合法性。

　　当确定客户不再交易时，可以把客户的状态改为不活跃。不过在改为不活跃的时候，要确保一件事情，就是这个客户没有未结案的订单。如这个客户所有 的出货单都已经结帐等等。否则的话，系统是不允许企业用户把这个客户设置为“不活跃”。若确实这些未结案都已经没用的话，也要手工把这些未结案单据作废或 者指定结束掉。不活跃的客户，在系统中是不能够进行跟他相关的任何动作。

　　在有些企业中，为了保障企业资金的安全，也会对客户进行信用额度管理。也就是说，当客户赊销到一个具体的额度时，是否允许再对该客户进行赊销。 这要根据企业不同的设置而采取不同的控制措施。当企业设置为“信用额度超过提醒”时，则仍然可以下订单;销售订单也可以审核。只是在订单保存或者审核的过 程中，会给用户一个友好的提醒，告知用户这个客户信用额度已经超标。若再向该客户下单的话，企业需要承担一定的风险。当然，企业也可以对客户进行强制的信 用额度管理。当客户超过这个额度的话，则业务员不能够再审核这个客户的销售订单。所以，当客户的状态是“信用额度超过”时，只是提醒还是拒绝下订单，则需 要企业根据自身的承受能力与客户的信用水平进行抉择。笔者认为，一般情况下，只需要选择“提醒”即可。限制太严格的话，反而会降低系统的灵活性。

　　在ERP系统中，就是通过以上这个几个方式来保障客户的合法性。

　　三：交货方式。

　　在ERP系统中，还对客户的交货方式进行了管理控制。如客户一次下单可能会有五个产品。那么这五个产品是一次性交货呢，还是可以分产品交货。这 在客户下订单时或者在跟客户进行前期的沟通时，往往会有明确的定义。特别是有些是配套的产品，若企业不按照客户的要求送货的话，可能会导致拒收或者降低在 客户那边的评价。给企业造成不必要的损失。为此，在销售订单中，对订单的交货方式进行了设定。

　　一是允许分产品出货。也就是说，一张销售订单中有五个产品。企业即可以完成一个产品后就出货，也可以全部完成后再一起出货。这主要是看客户在这 方面有什么样的要求。若客户要求一次性出货的话，则在出货单保存或者审核的时候，就会去判断这个条件。到出货单上产品或者数量没有满足销售订单需要的话， 则系统就会给出提醒，甚至拒绝审核。

　　二是是否允许分批出货。当销售订单数量比较多，如有几十万套产品的时候，就要跟客户协商是否允许分批出货。这个决定权也往往在客户那边，而不在企业这里。所以，销售人员要跟客户进行协商，确定具体的交货方式，看看是否允许分批交货。

　　另外还有一种特殊的交货形式，即从供应商那边直接发货给客户。有些人把这个叫做三角贸易。随着市场竞争的加剧，企业迫于成本压力，有时候把包装 等工作就直接交给供应商来完成。然后从供应商那边直接发货给客户。不经过企业的仓库周转。在ERP系统中，若把销售订单设置为这种形式的话，就不会再采购 模块或者生产模块、计划模块中显示出来。这也是一种对销售订单过滤的方式。

　　在对交货方式进行控制的时候，企业用户还需要考虑一个问题。就是在出货单上，是被动的接受呢，还是允许企业用户进行更改。如在销售订单上设置需 要“整单出货”时，那在出货时是否允许相关人员更改交付规则。通常情况下，ERP系统会给用户这个控制权，让企业用户自己来设定是否允许在出货的时候对出 货方式进行更改。笔者的意见是在出货单上要实现强制控制。若对交付方式确实需要变更的话，则可以通过销售订单的变更来实现，而不是在出货单上进行变更。因 为这个最终是否可行，是销售人员说了算。在销售订单上更改，这体现了权责一致的原则。

　　四：产品有效期的控制。

　　企业的产品往往跟人的生命一样，有一个生命周期。否则的话，企业一直来从事同个产品生产的话，就无法进步。在销售人员下单或者给客户报价的时候，若不小心把企业已经停产的产品报给客户的话，那明显是要闹笑话的。

　　为此，在销售订单开立的时候，也对产品的有效期进行了控制。在产品基本信息处，有一个栏位，就是填写产品的失效时间。若企业要停止生产某个产品 的话，则只需要在这个字段中填入失效的时间。则在销售订单处，会自动判断把下单日期跟产品失效日期去比较。若超过这个日期的话，则系统将会提示错误信息。

　　有失效日期，当然也有有效日期。为了信息的完整性，往往某个产品在研发阶段就需要录入ERP系统。此时，很显然这个产品不能够拿出来卖。为此，在产品信息处还有一个有效时间。

　　通过对产品有效期的控制，可以防止销售员在不经意期间，把过时的产品或者未成行的产品卖给客户，以至于影响跟客户的友好关系。

　　当然，ERP系统中销售订单的控制点还不止以上四个。通过这些方式，可以非常有效的保障销售订单的准确性，杜绝因为销售订单错误而发生的反单现象。