谢邀。大公司的采购流程是怎样的？

很多人对大公司采购的第一反应就是：慢、复杂、官僚。

可能心里还在想：不就是买点东西吗？怎么要跑这么多流程，审批盖章、来回催单，搞得业务部门和采购都累坏了？

其实大公司采购慢、流程多，并不是故意拖。相反，这是企业为了把风险扛住，把责任分清楚的必然产物。

一笔采购，从提出需求到最后付款，每一步都有它存在的理由，只是如果操作方式不对，看起来就特别复杂。

下面，我就把一笔采购在大公司里完整的七个流程流程拆开，一一讲清楚。

一、需求提出——流程顺不顺，80%在这一步就定了

采购流程的第一步，其实是需求提出。很多企业觉得采购慢，是因为审批慢、比价慢，其实问题往往从这一步开始。

1. 谁提需求

通常需求来自：https://s.fanruan.com/739bg

• 业务部门：想做一个活动、采购办公用品等
• 项目组：有特定项目需要设备或原料
• 生产计划：生产线需要原材料或备件

听起来很简单，但大公司有一个特点：不是想买就能提，提出前必须挂预算、挂项目，不能随意乱提。

2. 需求要写清楚什么

很多新手业务部门会犯的一个常见错误是：“只写了要买啥，什么时候要却没写”。大公司采购要求至少包括：

• 用途：为什么要买
• 数量、规格、品牌/型号
• 交付时间
• 是否有可替代方案

如果需求写得模糊，后面采购和审批部门就得不停地回问，效率自然就掉下来了。

3. 常见问题

• 需求描述不完整 → 后面全在反复确认
• 临时加单 → 打乱整个流程
• 业务方只关心快，不管合不合理

很多企业后来发现，一旦需求在最开始就没管好，后面每一步都慢。

所以不少大公司会把需求提报 + 审批交给一个可协同的采购管理系统来兜底：

• 提需求时必填信息统一规定，减少遗漏
• 所有修改和审批自动留痕，不用来回催
• 需求和预算、项目自动关联，方便审批人一眼看到关键信息

这样一来，流程从第一步就顺起来了，后续审批、比价、定标自然也不容易被拖慢。

二、需求审核——不是卡人，而是在前面把坑填平

需求提上来后，第二步是需求审核。这里是很多业务部门和采购之间最容易有摩擦的环节。

1. 审什么

• 合理性：这个需求是不是必要
• 预算匹配：钱够不够，预算额度合不合理
• 重复采购：之前有没有买过同样的东西

2. 谁在审核

• 部门负责人
• 财务或预算部门
• 有些公司还会有采购负责人参与，尤其是金额大的采购

3. 为什么被吐槽慢

大多数时候，流程慢不是审批人故意拖，而是：

• 信息不全，审批人需要一条条问回
• 来回补资料，修改多次
• 审批靠催，没人自动提醒

很多企业在这个环节使用协同化采购管理系统，把审批流程从靠人盯变成靠系统跑。举例来说：

• 所有审批人可以在同一个平台看到完整的需求、预算、历史记录
• 修改、备注自动留痕
• 系统自动提醒下一环节审批人

这样一来，审批环节就不再依赖个人记忆，也不容易因为信息不全或改动多而拖慢流程，每笔采购都有明确责任和清晰记录。

三、寻源/询价/比价——采购真正开始干活

在这一阶段，采购人员真正开始承担风险。很多外人以为采购就是压价，其实大公司采购更看重稳健性。

1. 找供应商

• 先看现有供应商库
• 如果要找新供应商，需要先审核资质、信用、历史合作记录

2. 询价 & 比价

• 不仅看价格，还要看交期、质量、付款条件、供应商可靠性
• 多个选项中，采购需要综合权衡，选择最稳妥的方案，而不是单纯压低价格

3. 常见误解

• 外部认为：采购就是砍价
• 内部真实情况：采购是在多个不完美方案里做选择

一句话点醒大家：价格低但交期不稳，出了问题，背锅的往往还是采购。

四、定标&内部决策——最怕事后说不清楚

这一环节是大公司采购流程的核心，也是最容易被人吐槽的。

1. 为什么要写定标理由

• 不只是走流程
• 是为了以后能回溯：为什么选这家？为什么不是其他供应商？有没有利益冲突风险

2. 现实问题

• 历史报价不好找
• 供应商信息分散在 Excel 或邮件里
• 定标依据靠人工记忆

3. 系统化承接逻辑

当采购金额和责任越来越大，如果能有一个系统：

• 统一沉淀供应商信息
• 询价、比价过程自动留痕
• 定标理由可回溯

那么面对审计、内控、复盘时，采购就有底气，不用再靠人记。

一句收口话：系统的价值，不在于帮你选供应商，而是帮你把为什么选它说清楚。

五、下单 / 合同 / 执行——流程并没有结束

很多人以为下单就完成了，其实这一环节非常关键。

1. 下单 ≠ 完成

• 发采购订单（PO）
• 签合同 / 框架协议
• 跟进交期、发货、到货

2. 常见问题

• 供应商延期发货
• 产品规格和合同不一致
• 临时变更无人留痕

一句话总结：流程复杂的公司，越到这一步，责任越明确，也越怕说不清楚。

六、验收 / 入库——决定钱能不能付出去

到货之后，验收和入库是付款前的关键一步。

1. 谁验收

• 使用部门：确认符合业务需求
• 仓库 / 质检：确认数量、质量符合合同

2. 常见卡点

• 验收拖延，付款就卡住
• 采购、业务、财务互相催，信息不对称

一句话总结：验收环节卡得越久，越能反映前面流程管理是否到位。

七、对账 & 付款——慢，往往是前面流程留下的坑

最后一步，付款看似简单，实际上是整个流程链条的终点：

• 发票是否合规
• 金额是否一致
• 是否在付款周期内

很多付款慢，不是财务故意，而是前面流程信息没理顺。

很多大公司在这个环节会把对账和付款流程也放到系统里面：

• 系统自动比对订单、发票、收货单金额和数量
• 异常即时提醒采购或财务
• 付款信息和审批状态实时可视化

这样一来，付款环节不再靠催单，也不容易被信息混乱拖慢，每笔采购都能顺畅走完最后一公里。

八、结尾总结：采购流程的终点，不是付款，而是可追溯

讲完一笔采购的全流程，你可能觉得：哇，好复杂啊，管理成本好高啊。没错，流程复杂没问题，可怕的是：

• 靠人记
• 靠 Excel 传
• 靠经验兜底

这时候，无论是需求提报、审批、定标，还是询价比价、验收付款，如果能让关键节点留痕、信息集中、变更可回溯，整个流程就能跑得顺、跑得稳。

当采购规模上来后，流程是否跑得动，已经不是人够不够用的问题，而是有没有东西把关键节点兜住。

很多公司在规模上来后才意识到这一点，这也是为什么系统化、数字化流程管理会越来越受重视——不是为了花哨，而是为了让每一笔采购都有据可查、可复盘、可管理。