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一、入库
1、要提前准备
2、验收核对
3、遇到异常情况怎么办？
4、及时录入
二、出库
1、审核单据
2、高效拣货
3、复核
4、交接时要留痕
三、盘点
1、提前做准备
2、盘点方法
3、执行规范
4、差异处理
四、存储
第一是分区分类
第二是先进先出
第三是安全第一
五、日常管理
总结
做仓库管理的朋友，是不是经常遇到这些糟心事？
- 货物堆得乱七八糟，找个东西要翻大半天；
- 账上显示有货，客户要发货时却找不到；
- 原料过期、成品破损，白扔钱；
- 盘点时账实总对不上。
听着是不是很熟？
其实很多人做仓库管理，都陷入了一个误区：觉得越忙越敬业，结果效率低、问题多。说白了，仓库管理不靠忙，靠的是巧劲。把核心的五件事：入库、出库、盘点、存储、日常管理做对，就能告别混乱。
今天我就把这5个环节里面的门道给你讲清楚。
一、入库
很多人做入库，都会犯一些低级错误：
- 等供应商送货到门口，才开始找货架、找工具，手忙脚乱中很容易出错；
- 没核对就签字，导致少货错货；
- 货物未及时录入系统，库存不准。
入库是仓库管理的第一关，这关把不好，后面全乱套。
正确的做法其实很简单：
1、要提前准备
我一直强调，入库不是被动收货，是主动对接。
- 提前一天获取采购单，核对供应商、货品、数量、时间等信息，有疑问当场跟采购确认，别等货来了才发现对不上。
- 预留货位，尽量靠近卸货区，省得后期搬来搬去；
- 备好工具：电子秤校准、扫码枪充好电，易碎品还要备好气泡膜。
2、验收核对
- 对单据：送货单与采购单必须完全一致。
- 对实物：逐个清点数量，检查包装是否破损、受潮，有问题当场拍照并让送货方签字确认。
- 对标签：扫码确认货物编号。
3、遇到异常情况怎么办？
不用慌，按规则来。
- 少货：按实收数签收，备注清楚。
- 多货：联系采购确认后再处理，避免后期供应商要货款。
- 破损严重或者错货：直接拒收、退回，不要将就。
4、及时录入
最后提醒一句，验收完当天，一定要把信息录入系统：货物名称、数量、入库时间、放哪个货架，一个都不能漏。
打印入库单，自己留一份，给财务和采购各送一份，三个部门数据对齐，后面就少很多麻烦。
说到入库，我这里有一份库存流转分析模板分享给大家，包括出入库分析、流转情况、库区分布等板块，能够帮助你对仓库使用情况做到心里有数，并且可得到具体可实行的建议。需要自取：https://s.fanruan.com/mbcrh
二、出库
出库最怕什么？不是慢，是发错货、漏发货，不仅要花额外的物流费补货，还会丢客户口碑。
出库的核心原则就一个：先核后发。
1、审核单据
拿到出库单，不管是发给客户还是车间领料，第一步先核对客户/领料部门、货品、规格、数量等关键信息。再查系统库存是否充足，不够的话赶紧联系销售或生产，确认是分批发货还是延后，别硬发导致后续订单断供。
2、高效拣货
拣货环节有技巧，能省不少时间。
- 订单少、品种多：逐个订单拣选，跟着清单找，不容易混；
- 订单多、品种少：就批量拣选，一次性捡够所有订单的量，再分下去；
- 如果发货规律：按路线分组拣货，减少来回走动；
- 优化布局：高频货放在出库口附近，通道保持畅通（建议1.5米以上）。
3、复核
复核是最后一道防线，千万别省。
- 拣完货后，一定要搬到复核台，对照出库单再核对一遍，数量、规格、编号都要对得上；
- 发给客户的货，还要检查包装牢不牢固，易碎品有没有加固；
- 最后贴好发货标签，写清楚收货方信息和订单号，方便追踪。
4、交接时要留痕
把货交给物流员或领料员，一定要让对方签字，注明已收件，物流单号、领料单号都要记好。
发完货当天，必须在系统里录入出库信息，自动扣减库存，别拖到第二天，不然库存数据就不准了。
不过话说回来，出库慢一点没关系，多核对一遍，总比出错后补救强。
三、盘点
说到盘点，很多人都觉得是浪费时间：“每天都在收发，哪有时间盘点？” 其实恰恰相反，盘点是发现管理漏洞的关键，账实不符、货物呆滞、损耗丢失，都能通过盘点找出来。
1、提前做准备
别临时通知“今天下午盘点”，提前定好计划，确定时间、人员、范围、方法。准备好盘点表、工具。盘点前完成所有收发作业，货物整理归位。
2、盘点方法
3、执行规范
- 执行盘点时，最好两人一组：一人点数，一人记录，当场写清楚，别事后回忆；
- 按区域盘点，盘完一个区就签字确认，别漏盘；
- 遇到数量对不上的货，贴个标签做标记，单独放一边，方便后续核对。
4、差异处理
盘点完发现账实不符，别着急调整数据，按步骤找原因：
- 先查记录，看看入库、出库有没有漏记、错记；
- 再查货物，是不是把相似的货数混了，或者放错了货架；
- 如果都没问题，可能是货物损耗或丢失，赶紧报告领导，调监控确认。
- 找到原因后，要写盘点报告，注明差异情况、原因、怎么处理，然后再调整系统库存，让账实一致。
说到差异分析，如果每次都要手动翻记录、对表格，效率低还容易漏。
我常用的一款数据分析工具FineBI就能帮上大忙。它可以把你的入库、出库、盘点数据连起来，自动计算出差异率，并用图表直观展示哪些货品、哪些环节差异率高。
这样一来，你就能快速定位问题根源，比如是不是某个供应商的货总出问题，或者某个保管员负责的区域差错多，管理起来就更有针对性了。工具链接我放在这里，可以试用看看：https://s.fanruan.com/f8rnq
四、存储
很多仓库乱，根源就在存储：货物随便堆，不分区域、不分批次，找的时候难，还容易损坏。
你是不是也遇到过，明明有货架，却堆得满满当当，连走路的地方都没有？
存储就抓三个核心：
第一是分区分类
按货物类型（如原料、成品、呆滞品）划分大区域。区内按编号顺序摆放，货架标识清晰（品名、规格）。
第二是先进先出
这一点太重要了，尤其是保质期短的货，比如食品原料、化工产品，先入库的放在货架前面或下层，后入库的放后面或上层。出库时先拿前面的，避免过期。
我之前帮一个工厂整改，他们就是没做到先进先出，一批价值几万的原料过期报废，后来按批次贴好日期标签，就再也没出过这种问题。
第三是安全第一
- 重的、大的货放在货架下层，别放高层，防止掉落伤人；
- 易碎品、精密零件放在中间层，周围用隔板隔开；
- 危险品要单独放一个区域，远离火源和电源，贴好警示标签，专人管理。
五、日常管理
仓库管理不是收完货、发完货就结束了，日常的人员、设备、环境管理，才是保持仓库有序的关键。很多人只关注收发，却忽略了这些细节，结果问题频发。
我给大家整理了一张日常管理执行清单表，可以作为参考：
总结
仓库管理没有什么复杂的技巧，就是把入库、出库、盘点、存储、日常管理这五个环节，拆成一个个小步骤，每天坚持做、重复做。不用追求高大上的方法，把基础流程执行到位，就能解决80%的问题。
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